Klauzula informacyjna RODO – konferencja naukowa

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Politechnika Koszalińska, z siedzibą ul. Śniadeckich 2, 75-453 Koszalin.

2. Dane kontaktowe Administratora oraz Inspektora Ochrony Danych

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych mgr inż. Piotr Kędziorski: e-mail: piotr.kedziorski@tu.koszalin.pl,

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach:

• organizacji i realizacji konferencji (rejestracja, obsługa zgłoszeń, komunikacja organizacyjna, identyfikacja uczestników, przygotowanie list uczestników, certyfikatów, materiałów konferencyjnych) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy / realizacja umowy);
• wypełnienia obowiązków prawnych Administratora, w tym rozliczeń i dokumentacji księgowej (np. wystawienie faktury, rozliczenia podatkowe) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, tj. zapewnienia sprawnej organizacji wydarzenia, kontaktu organizacyjnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz archiwizacji dokumentacji – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzane mogą być w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne i zawodowe: imię i nazwisko, tytuł/stopień naukowy lub zawodowy, afiliacja (instytucja/organizacja);
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu;
• dane związane z udziałem w konferencji: forma udziału (czynny/bierny), temat/tytuł wystąpienia lub posteru (jeżeli dotyczy), preferowane obszary/specjalności, uwagi organizacyjne;
• dane logistyczne: informacje dotyczące zakwaterowania / organizacji podróży (jeżeli dotyczy);
• dane do faktury: dane nabywcy/odbiorcy, adres, NIP (jeżeli dotyczy).

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, w szczególności dostawcom usług IT (np. hosting, poczta elektroniczna), podmiotom obsługującym płatności i księgowość, operatorom usług związanych z organizacją wydarzenia (np. druk materiałów), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w pkt 3 oraz na podstawie umów powierzenia.

Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych, chyba że będzie to wynikać z wykorzystywanych narzędzi (np. dostawców IT) – w takim przypadku Administrator zapewni odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO.

7. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez czas niezbędny do organizacji i realizacji konferencji, a następnie:

• w zakresie rozliczeń i dokumentów księgowych – przez okres wynikający z przepisów prawa;
• w pozostałym zakresie – do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub zgodnie z przyjętymi zasadami archiwizacji.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) danych;
• usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem);
• ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• przenoszenia danych (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany).

9. Prawo wniesienia skargi

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rejestracji i udziału w konferencji. Niepodanie danych może uniemożliwić udział w konferencji lub realizację wybranych usług (np. wystawienie faktury).

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu.